Trong xuất nhập khẩu, hàng ít khi bị giữ vì bản thân hàng hóa — mà vì giấy tờ mô tả nó không khớp nhau. Một chữ khác nhau giữa invoice và packing list, một mã HS không thống nhất giữa tờ khai và C/O, là đủ để tờ khai bị dừng lại giải trình. Checklist dưới đây là quy trình rà nội bộ của đội chứng từ Homexim.
Bộ chứng từ lõi cho lô xuất tiêu chuẩn
- Hợp đồng hoặc PO — căn cứ giá và điều kiện giao hàng (Incoterms).
- Commercial Invoice — giá trị, đơn giá, điều kiện thanh toán; phải khớp hợp đồng.
- Packing List — số kiện, trọng lượng tịnh/cả bì, quy cách đóng gói; phải khớp invoice từng dòng.
- Booking confirmation — số container, closing time, cảng đi/đến.
- Bill of Lading (nháp trước, gốc/telex sau) — thông tin shipper, consignee, notify party.
- C/O nếu người mua cần hưởng ưu đãi thuế (form theo FTA tương ứng).
- Giấy phép chuyên ngành nếu hàng thuộc diện: kiểm dịch, hun trùng, công bố hợp quy...
5 điểm khớp bắt buộc phải rà
- Mô tả hàng hóa: invoice, packing list, B/L và tờ khai phải cùng một cách gọi tên hàng.
- Số lượng và trọng lượng: lệch giữa packing list và VGM/B/L là lý do dừng hàng phổ biến nhất.
- Mã HS: thống nhất trên tờ khai và C/O — sai lệch làm C/O có nguy cơ bị bác ở đầu nhập.
- Tên và địa chỉ các bên: shipper/consignee trên B/L khớp với hợp đồng và L/C nếu thanh toán qua L/C.
- Điều kiện Incoterms: giá trên invoice phải phản ánh đúng điều kiện (FOB không gồm cước, CIF gồm cước + bảo hiểm).
Thời điểm chuẩn bị: sớm hơn anh chị nghĩ
Nhiều chủ hàng bắt đầu làm chứng từ khi hàng đã đóng xong — quá muộn nếu hàng cần C/O hoặc kiểm tra chuyên ngành, vì các thủ tục này mất từ vài ngày đến một tuần. Nguyên tắc của Homexim: chốt danh mục chứng từ ngay khi có booking, và có bản nháp đầy đủ trước closing time tối thiểu 48 giờ.
Một bộ hồ sơ sạch không chỉ giúp thông quan nhanh — nó là bảo hiểm khi bị hậu kiểm sau 3–5 năm. Lưu trữ đầy đủ bộ gốc theo từng lô là việc Homexim làm mặc định cho khách hàng.