Thông quan không chỉ là chuyện khai tờ khai và nộp thuế. Với nhiều nhóm hàng, doanh nghiệp còn phải hoàn thành kiểm tra chuyên ngành do bộ quản lý chuyên môn yêu cầu, trước khi hải quan cho thông quan. Đây là khâu hay bị bỏ sót nhất trong kế hoạch nhập khẩu, và cũng là nguyên nhân phổ biến khiến hàng nằm chờ ở cảng phát sinh phí lưu.
Các loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp
Tùy bản chất hàng hóa, một lô có thể phải qua một hoặc nhiều loại kiểm tra cùng lúc. Bốn nhóm phổ biến nhất gồm:
- An toàn thực phẩm (ATTP): áp cho thực phẩm, phụ gia, bao bì tiếp xúc thực phẩm. Doanh nghiệp thường phải tự công bố hoặc đăng ký bản công bố sản phẩm, kèm kiểm nghiệm tại đơn vị được chỉ định.
- Kiểm dịch động vật và thực vật: áp cho hàng có nguồn gốc động vật, thực vật, thức ăn chăn nuôi, nông sản. Mục tiêu là chặn dịch bệnh và sinh vật gây hại đi theo hàng.
- Kiểm tra chất lượng và công bố hợp quy: áp cho hàng thuộc danh mục phải chứng nhận, công bố hợp quy theo quy chuẩn kỹ thuật. Hàng phải đạt chuẩn trước khi lưu thông.
- Dán nhãn năng lượng và kiểm tra hiệu suất năng lượng: áp cho thiết bị điện, điện lạnh, chiếu sáng thuộc diện quản lý. Sản phẩm phải thử nghiệm hiệu suất và dán nhãn trước khi bán ra.
Danh mục hàng thuộc diện kiểm tra và cơ quan phụ trách thay đổi theo văn bản pháp luật, nên bước đầu tiên luôn là tra cứu chính sách mặt hàng theo mã HS để xác định chính xác lô hàng phải làm gì.
Cổng thông tin một cửa quốc gia VNSW
Phần lớn thủ tục chuyên ngành ngày nay chạy qua Cổng thông tin một cửa quốc gia, gọi tắt là VNSW. Thay vì nộp hồ sơ giấy đến từng bộ, doanh nghiệp khai và nộp hồ sơ điện tử một lần trên cổng, các bộ ngành xử lý và trả kết quả cũng qua cổng. Kết quả điện tử này liên thông với hệ thống hải quan, nên khi chứng thư hay giấy đăng ký đã có trên VNSW thì việc thông quan gắn kèm sẽ trôi hơn.
Với hàng thuộc diện kiểm tra, việc lập tài khoản và làm quen thao tác trên VNSW nên xong trước khi lô hàng đầu tiên về, để không mất thời gian dò đường đúng lúc hàng đang nằm cảng.
Trình tự làm chung
Chi tiết khác nhau theo từng loại kiểm tra, nhưng khung trình tự thì tương tự. Nắm khung này giúp chủ hàng biết mình đang ở bước nào và còn bao xa tới khi thông quan.
- Xác định hàng có thuộc diện kiểm tra chuyên ngành không, theo mã HS và chính sách mặt hàng hiện hành.
- Đăng ký kiểm tra với cơ quan phụ trách, thường qua VNSW, ngay khi có thông tin lô hàng.
- Lấy mẫu và thử nghiệm tại đơn vị được chỉ định (nếu loại kiểm tra yêu cầu), hoặc nộp hồ sơ để cơ quan xem xét.
- Nhận chứng thư, thông báo kết quả hoặc giấy xác nhận đạt yêu cầu.
- Dùng kết quả này để hoàn tất thông quan với hải quan.
Mẹo tránh chậm
Sai lầm hay gặp nhất là bắt đầu làm thủ tục chuyên ngành khi hàng đã về đến cảng. Nhiều loại kiểm tra mất từ vài ngày đến hơn một tuần, trong khi phí lưu container và lưu bãi tính từng ngày. Vài nguyên tắc giúp giữ tiến độ:
- Xác định danh mục thủ tục chuyên ngành ngay khi ký hợp đồng, không đợi có hàng.
- Với các bước có thể làm trước khi hàng về (đăng ký bản công bố, chuẩn bị hồ sơ, lập tài khoản VNSW), làm sớm để khi hàng cập cảng chỉ còn khâu lấy mẫu hay xác nhận.
- Chuẩn bị đầy đủ tài liệu kỹ thuật đi kèm: catalog, thành phần, chứng nhận của nhà sản xuất, kết quả thử nghiệm từ nước xuất khẩu nếu được chấp nhận.
- Chọn đơn vị thử nghiệm và đăng ký sớm, vì các trung tâm được chỉ định có thể quá tải vào cao điểm.
Kiểm tra chuyên ngành là phần dễ khiến chủ hàng lần đầu lúng túng nhất vì nó nằm ngoài quy trình hải quan quen thuộc. Homexim rà chính sách mặt hàng và sắp xếp trọn khâu chuyên ngành trước khi hàng về, để lô hàng không phải chờ giấy phép ở cảng.