Sau khi tờ khai được truyền lên hệ thống, hải quan không kiểm tra mọi lô như nhau. Hệ thống chấm điểm rủi ro và phân mỗi tờ khai vào một trong ba luồng: xanh, vàng hoặc đỏ. Kết quả này quyết định lô hàng đi thẳng hay dừng lại để kiểm tra, nên hiểu cơ chế phân luồng giúp chủ hàng chủ động về thời gian và chi phí thay vì chờ may rủi.
Ba luồng nghĩa là gì
Bản chất của phân luồng là mức độ kiểm tra mà cơ quan hải quan áp lên lô hàng. Càng nhiều rủi ro, mức kiểm tra càng sâu.
- Luồng xanh: miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp nộp thuế (nếu có) và thông quan. Đây là luồng nhanh nhất.
- Luồng vàng: kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ giấy, nhưng không mở kiểm hàng thực tế. Công chức đối chiếu tờ khai với chứng từ để xác nhận khai đúng.
- Luồng đỏ: kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Đây là mức cao nhất, hàng phải được đưa ra bãi hoặc địa điểm kiểm để mở kiểm (kiểm hóa).
Vì sao một lô bị phân vào luồng nào
Phân luồng dựa trên quản lý rủi ro, không phải cảm tính của một cá nhân. Hệ thống tổng hợp nhiều yếu tố rồi ra quyết định tự động, và một phần có tính ngẫu nhiên để duy trì răn đe. Các yếu tố thường gặp gồm:
- Bản chất mặt hàng: hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, dễ gian lận trị giá hay xuất xứ thường bị soi kỹ hơn.
- Lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp: chủ hàng có quá trình khai đúng, nộp thuế đủ, không vi phạm sẽ được đánh giá rủi ro thấp hơn.
- Xuất xứ và tuyến hàng: một số nguồn gốc hay tuyến vận chuyển gắn với rủi ro cao hơn về xuất xứ hoặc phòng vệ thương mại.
- Trị giá và mã HS khai báo: mức giá bất thường so với mặt bằng, hoặc mã HS dễ nhầm sang dòng thuế thấp hơn, làm tăng khả năng bị kiểm.
- Yếu tố ngẫu nhiên: kể cả doanh nghiệp tốt vẫn có thể bị chọn kiểm để hệ thống không dự đoán được.
Điểm quan trọng: chủ hàng không kiểm soát được tuyệt đối kết quả phân luồng, nhưng kiểm soát được phần lớn yếu tố đầu vào. Hồ sơ chuẩn, khai đúng và lịch sử tuân thủ sạch kéo xác suất vào luồng xanh, vàng lên rõ rệt qua thời gian.
Chuẩn bị theo từng luồng
Không nên đợi có kết quả phân luồng mới xoay chứng từ. Cách làm bài bản là chuẩn bị như thể lô hàng sẽ vào luồng cần kiểm, để nếu rơi vào vàng hay đỏ thì không mất thêm ngày nào.
- Với luồng xanh: chỉ cần bộ chứng từ nhất quán và nghĩa vụ thuế được xử lý đúng hạn. Hàng thông quan gần như tức thời.
- Với luồng vàng: bộ hồ sơ giấy phải sẵn sàng xuất trình đầy đủ và khớp nhau: invoice, packing list, vận đơn, C/O nếu hưởng ưu đãi, giấy phép hay kết quả kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc diện quản lý.
- Với luồng đỏ: ngoài hồ sơ, cần bố trí nhân sự, phương tiện và thời gian để mở kiểm tại bãi hoặc kho, cùng chi phí nâng hạ, kiểm hóa phát sinh.
Xử lý khi vào luồng đỏ
Luồng đỏ không đồng nghĩa với sai phạm. Rất nhiều lô hàng khai đúng vẫn bị kiểm thực tế theo cơ chế rủi ro. Điều làm nên khác biệt là cách xử lý: một quy trình gọn giúp kiểm hóa diễn ra nhanh và không đội chi phí lưu bãi.
- Cử người có mặt đúng giờ tại điểm kiểm, mang theo bộ chứng từ gốc và catalog mô tả hàng nếu có.
- Sắp xếp nâng hạ, mở container và bố trí hàng để công chức tiếp cận đúng phần cần kiểm, tránh phải đảo hàng nhiều lần.
- Đảm bảo mô tả và số lượng thực tế khớp với khai báo. Chênh lệch nhỏ về số kiện hay tên hàng là lý do phổ biến khiến kiểm hóa kéo dài.
- Nếu phát sinh vướng mắc về mã HS hay trị giá, giải trình bằng chứng từ ngay tại chỗ thay vì để tồn đọng thành hồ sơ tham vấn.
Với chủ hàng chưa quen quy trình, chọn một đơn vị giao nhận có kinh nghiệm kiểm hóa là cách giảm rủi ro thời gian rõ nhất. Homexim xử lý phân luồng và kiểm hóa cho khách như một phần mặc định của dịch vụ thông quan, để lô hàng vào luồng nào cũng có người đứng ra lo trọn.