Nhập khẩu không phải một hành động đơn lẻ mà là một chuỗi bước nối tiếp, mỗi bước là đầu vào cho bước sau. Chủ hàng lần đầu thường chỉ nhìn thấy khâu khai hải quan, trong khi phần lớn rủi ro về thời gian và chi phí lại nằm ở những bước trước và sau đó. Dưới đây là toàn bộ quy trình theo 8 bước, đủ để lập kế hoạch cho một lô hàng tiêu chuẩn.
- Bước 1: Kiểm tra chính sách mặt hàng.
- Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương và chọn Incoterms.
- Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ.
- Bước 4: Khai tờ khai qua hệ thống VNACCS.
- Bước 5: Nộp thuế.
- Bước 6: Thông quan.
- Bước 7: Nhận hàng và kéo về kho.
- Bước 8: Lưu hồ sơ phục vụ hậu kiểm.
Bước 1 và 2: chính sách mặt hàng và hợp đồng
Trước khi bàn giá, việc đầu tiên là xác định mặt hàng có được phép nhập không, có bị cấm hay hạn chế, có cần giấy phép hay phải qua kiểm tra chuyên ngành không. Tra chính sách theo mã HS ở bước này giúp tránh tình huống hàng đã mua nhưng không thể thông quan. Khi chính sách đã rõ, hợp đồng ngoại thương chốt các điều khoản, trong đó điều kiện Incoterms quyết định ai chịu cước, bảo hiểm, rủi ro và làm thủ tục ở mỗi chặng. Chọn sai Incoterms là nguồn tranh chấp chi phí phổ biến, nên cần thống nhất rõ ngay từ đầu.
Bước 3: bộ chứng từ
Bộ chứng từ là căn cứ để khai báo và để hải quan xác nhận lô hàng. Một bộ hồ sơ nhất quán là điều kiện để thông quan nhanh, còn các chứng từ lệch nhau là lý do dừng hàng thường gặp nhất.
- Commercial invoice: giá trị, đơn giá, điều kiện thanh toán và giao hàng.
- Packing list: số kiện, trọng lượng, quy cách đóng gói, phải khớp invoice.
- Vận đơn (B/L hoặc AWB): thông tin người gửi, người nhận, cảng đi và đến.
- C/O nếu muốn hưởng ưu đãi thuế theo một hiệp định FTA tương ứng.
- Giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành nếu hàng thuộc diện quản lý.
Bước 4 và 5: khai VNACCS và nộp thuế
Tờ khai nhập khẩu được truyền qua hệ thống VNACCS, hệ thống thông quan điện tử mà doanh nghiệp dùng để khai báo với hải quan. Khai đúng mã HS, trị giá và xuất xứ ở bước này quyết định số thuế phải nộp và ảnh hưởng đến kết quả phân luồng. Sau khi khai, doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định đối với lô hàng. Mức thuế cụ thể phụ thuộc mặt hàng, xuất xứ và ưu đãi theo FTA, và thay đổi theo biểu thuế hiện hành, nên cần tra cứu và tính đúng cho từng lô thay vì áp theo số cũ.
Bước 6: thông quan
Sau khi khai và xử lý thuế, hệ thống phân tờ khai vào luồng xanh, vàng hoặc đỏ. Luồng xanh thông quan gần như ngay, luồng vàng kiểm tra hồ sơ giấy, luồng đỏ kiểm tra cả hồ sơ lẫn thực tế hàng hóa. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và khai đúng là cách rút ngắn bước này ở mọi luồng.
Bước 7 và 8: nhận hàng và lưu hồ sơ
Hàng thông quan xong, chủ hàng lấy lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu hoặc đại lý, hoàn tất thủ tục ở cảng và kéo container về kho. Đây là chặng cuối về mặt vật lý, nhưng chưa phải chặng cuối về mặt hồ sơ. Toàn bộ chứng từ của lô hàng cần được lưu trữ đầy đủ theo thời hạn quy định, vì cơ quan hải quan có thể hậu kiểm nhiều năm sau thông quan. Một bộ hồ sơ được lưu sạch sẽ là bảo hiểm khi bị kiểm tra sau này.
Nhìn theo 8 bước, phần lớn thời gian thất thoát đến từ việc làm rời rạc từng khâu thay vì chạy song song những việc có thể làm sớm. Homexim điều phối cả chuỗi từ tra chính sách, chứng từ, khai VNACCS đến nhận hàng và lưu hồ sơ, để chủ hàng chỉ cần theo dõi thay vì tự nối từng mắt xích.