Checklist chứng từ xuất khẩu: bộ hồ sơ chuẩn để không bị giữ hàng

Trong xuất nhập khẩu, hàng ít khi bị giữ vì bản thân hàng hóa mà vì giấy tờ mô tả nó không khớp nhau. Một chữ khác nhau giữa invoice và packing list, một mã HS không thống nhất giữa tờ khai và C/O, đủ để tờ khai bị dừng lại giải trình. Checklist dưới đây là quy trình rà nội bộ của đội chứng từ Homexim, kèm vai trò và lỗi hay gặp của từng chứng từ.

Một lô xuất đường biển tiêu chuẩn cần năm chứng từ lõi: hợp đồng hoặc PO, commercial invoice, packing list, booking confirmation và bill of lading. Có ưu đãi thuế thì thêm C/O; hàng quản lý chuyên ngành thì thêm giấy phép tương ứng. Đây là bộ tối thiểu phải gom đủ trước khi truyền tờ khai.

• Hợp đồng hoặc PO: căn cứ giá và điều kiện giao hàng (Incoterms).
• Commercial Invoice: giá trị, đơn giá, điều kiện thanh toán; phải khớp hợp đồng.
• Packing List: số kiện, trọng lượng tịnh và cả bì, quy cách đóng gói; phải khớp invoice từng dòng.
• Booking confirmation: số container, closing time, cảng đi và cảng đến.
• Bill of Lading (nháp trước, gốc hoặc telex sau): thông tin shipper, consignee, notify party.
• C/O khi người mua cần hưởng ưu đãi thuế (form theo FTA tương ứng).
• Giấy phép chuyên ngành nếu hàng thuộc diện kiểm dịch, hun trùng, công bố hợp quy.

Commercial invoice là chứng từ giá trị: hải quan dựa vào đây để xác định trị giá tính thuế, ngân hàng dựa vào đây để thanh toán. Lỗi hay gặp là đơn giá và điều kiện Incoterms trên invoice không khớp hợp đồng, hoặc mô tả hàng ghi tên thương mại rút gọn trong khi tờ khai lại khai tên kỹ thuật. Trị giá khai thấp bất thường so với dữ liệu tham chiếu của hải quan cũng dễ bị đưa vào diện tham vấn giá.

Packing list là bản đồ vật lý của lô hàng: bao nhiêu kiện, trọng lượng tịnh và cả bì, quy cách đóng gói. Người soi container và cán bộ kiểm hóa đọc packing list để đối chiếu với thực tế. Lỗi kinh điển là trọng lượng trên packing list lệch với VGM khai cho hãng tàu, hoặc số kiện cộng dồn không ra đúng tổng ghi ở invoice.

Bill of lading (đường biển) hoặc air waybill (hàng không) vừa là hợp đồng vận chuyển, vừa là chứng từ nhận hàng ở đầu đến. Với B/L gốc, ai cầm bản gốc là người có quyền nhận hàng, nên sai tên consignee hay notify party là lỗi nặng. Nhiều lô kẹt ở cảng đến chỉ vì draft B/L duyệt vội, đến khi phát hành gốc mới phát hiện sai chính tả tên công ty nhận, phải sửa và trả phí amendment.

Tờ khai hải quan là bản khai của chủ hàng với cơ quan hải quan, truyền qua hệ thống VNACCS. Mọi thông tin trên tờ khai phải truy ngược được về chứng từ gốc: tên hàng, mã HS, trị giá, xuất xứ. Khai sai một trường trọng yếu sau khi hàng đã thông quan thì phải khai bổ sung, vừa mất thời gian vừa là dấu hiệu để hải quan chú ý ở các lô sau.

C/O (giấy chứng nhận xuất xứ) là chứng từ quyết định người mua ở đầu nhập có được giảm thuế theo hiệp định hay không. Mỗi FTA dùng một mẫu riêng: form E cho hiệp định ASEAN và Trung Quốc (ACFTA), EUR.1 cho hiệp định Việt Nam và EU (EVFTA), form D cho nội khối ASEAN. Lỗi hay gặp là mô tả hàng và mã HS trên C/O lệch với tờ khai xuất, khiến hải quan đầu nhập nghi ngờ và bác ưu đãi. Một C/O bị bác nghĩa là người mua phải nộp đủ thuế suất thông thường, đủ để mất luôn khách.

Ngoài bộ lõi, một số lô cần thêm chứng từ theo tính chất hàng và cách thanh toán. Các thủ tục này đều tốn thời gian, nên phải xác định ngay khi có booking chứ không để sát closing time.

• C/O ưu đãi: xin tại cơ quan cấp (VCCI hoặc Bộ Công Thương tùy form), cần chứng từ chứng minh xuất xứ nên phải chuẩn bị trước vài ngày.
• Giấy phép và kiểm tra chuyên ngành: kiểm dịch động thực vật, hun trùng, kiểm tra chất lượng, công bố hợp quy tùy mặt hàng (kiểm tra chuyên ngành).
• Bộ chứng từ theo L/C: nếu thanh toán bằng thư tín dụng, mọi chứng từ phải khớp từng chữ với điều khoản L/C, vì ngân hàng bắt lỗi (discrepancy) là chậm được thanh toán.

Mã HS và mô tả hàng là sợi chỉ nối toàn bộ hồ sơ. Cùng một lô hàng, mã HS và cách gọi tên hàng phải giống nhau trên invoice, packing list, tờ khai và C/O. Sai lệch ở đây kéo theo hai hậu quả: mã HS quyết định thuế suất và việc hàng có rơi vào diện quản lý chuyên ngành hay không, còn mô tả hàng là căn cứ để hải quan phân luồng tờ khai và soi thực tế. Khai một mã HS để né giấy phép hoặc để hưởng thuế thấp, rồi bị áp lại mã đúng khi kiểm hóa, là tình huống vừa bị truy thu vừa bị phạt.

Cùng một lô hàng, mã HS và cách gọi tên hàng phải giống nhau trên invoice, packing list, tờ khai và C/O.

• Mô tả hàng hóa: invoice, packing list, B/L và tờ khai phải cùng một cách gọi tên hàng.
• Số lượng và trọng lượng: lệch giữa packing list và VGM hoặc B/L là lý do dừng hàng phổ biến nhất.
• Mã HS: thống nhất trên tờ khai và C/O, sai lệch làm C/O có nguy cơ bị bác ở đầu nhập.
• Tên và địa chỉ các bên: shipper và consignee trên B/L khớp với hợp đồng, và khớp L/C nếu thanh toán qua L/C.
• Điều kiện Incoterms: giá trên invoice phải phản ánh đúng điều kiện (FOB không gồm cước, CIF gồm cước và bảo hiểm).

Nhiều chủ hàng bắt đầu làm chứng từ khi hàng đã đóng xong, quá muộn nếu lô cần C/O hoặc kiểm tra chuyên ngành, vì các thủ tục này mất từ vài ngày đến một tuần. Nguyên tắc của Homexim: chốt danh mục chứng từ ngay khi có booking, và có bản nháp đầy đủ trước closing time tối thiểu 48 giờ.

Một bộ hồ sơ sạch không chỉ giúp thông quan nhanh, nó còn là bảo hiểm khi bị hậu kiểm. Theo Luật Hải quan 2014, người khai hải quan phải lưu giữ hồ sơ hải quan trong 5 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai, nên bộ chứng từ gốc của mỗi lô cần được lưu đủ và tra ra được khi cơ quan hải quan yêu cầu. Lưu trữ đầy đủ bộ gốc theo từng lô là việc Homexim làm mặc định cho khách hàng.