Phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu siết hồ sơ từ 15/9

Ngày 15/9/2026, Thông tư 85/2026/TT-BTC có hiệu lực, thay cả Thông tư 14/2015/TT-BTC lẫn Thông tư 17/2021/TT-BTC trong việc phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu. Bộ Tài chính ký ban hành từ 30/6. Văn bản đi hai hướng cùng lúc: giảm thủ tục đăng ký Danh mục và lấy mẫu, đồng thời yêu cầu tài liệu kỹ thuật khi cơ quan hải quan chưa có đủ dữ liệu trên hệ thống. Nếu không có tài liệu, phải nêu rõ lý do. Mốc áp dụng quy định mới là ngày 15/9/2026.

Nguyên tắc lõi giữ nguyên: một mặt hàng chỉ có một mã số duy nhất theo Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam. Cái đổi là căn cứ tra. Thông tư chốt thứ tự dùng chú giải Danh mục HS, tuyển tập ý kiến phân loại của WCO và chú giải AHTN; khi mô tả giữa các danh mục lệch nhau thì áp mô tả của Danh mục HS và AHTN theo nguyên tắc điều ước quốc tế. Với máy móc chưa lắp ráp hoặc tháo rời, về mặt chuẩn bị hồ sơ, chủ hàng nên làm rõ cấu hình và quan hệ giữa các bộ phận thay vì chỉ dựa vào tên thương mại để đề xuất mã số.

Dân chứng từ nên đọc kỹ phần phạm vi. Thông tư mới đưa việc dùng kết quả phân tích để kiểm tra chất lượng và kiểm tra an toàn thực phẩm ra khỏi phạm vi điều chỉnh, chỉ giữ lại mục tiêu phân loại. Bù lại, tiêu chuẩn và quy chuẩn của cơ quan có thẩm quyền được dùng làm căn cứ xác định tên gọi và mô tả hàng hóa.

Phần gỡ nặng nhất rơi vào nhóm máy liên hợp và tổ hợp máy.

• Máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc các Chương 84, 85 và 90 nhập trong cùng một chuyến hàng không phải đăng ký Danh mục và Phiếu theo dõi trừ lùi.
• Hàng về làm nhiều chuyến thì đăng ký Danh mục trước thời điểm đăng ký tờ khai nhập khẩu của lô hàng đầu tiên, thay vì trước lần nhập khẩu đầu tiên như quy định cũ.
• Người khai vắng mặt lúc lấy mẫu chỉ cần một bên chứng kiến, là doanh nghiệp kinh doanh cảng, cơ quan nhà nước tại khu vực hoặc đại diện doanh nghiệp vận tải, thay vì phải đủ các bên.

Thời hạn trả kết quả cũng được ghi thành số. Cơ quan hải quan ban hành thông báo kết quả phân tích, phân loại trong không quá 5 ngày làm việc với hàng thông thường, không quá 20 ngày làm việc với hàng phức tạp. Mỗi lô lấy hai mẫu đại diện, niêm phong riêng. Nếu người khai không đồng ý với kết quả, mẫu được lưu 120 ngày kể từ ngày ban hành thông báo và tiếp tục được lưu đến khi có quyết định giải quyết khiếu nại. Đây là thời gian lưu mẫu, không phải thời hạn khiếu nại.

Tài liệu kỹ thuật phải được cung cấp khi cơ quan hải quan chưa có đủ dữ liệu trên hệ thống; trường hợp không có tài liệu phải nêu rõ lý do. Tài liệu liên quan có thể thể hiện đặc tính, thành phần, cấu tạo, công dụng hoặc quy trình sản xuất. Về nghiệp vụ, phân loại không chỉ là chọn đúng dãy số mà còn cần đối chiếu dữ liệu kỹ thuật, hồ sơ sản phẩm và kết quả phân tích chuyên môn.

Phân loại không còn là chọn đúng dãy số, nó là quá trình đánh giá dựa trên dữ liệu kỹ thuật, hồ sơ sản phẩm và kết quả phân tích chuyên môn.

Sức ép rơi không đều. Nhóm chịu tác động trải từ doanh nghiệp xuất nhập khẩu, doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh, startup thương mại điện tử xuyên biên giới cho tới công ty logistics. Các đơn vị nhỏ lại là nơi ít có sẵn hồ sơ kỹ thuật chuẩn hóa nhất, trong khi mã số sai kéo theo cả thuế suất lẫn chính sách mặt hàng.

Máy móc, thiết bị và dây chuyền sản xuất hưởng phần gỡ rõ nhất. Bỏ Danh mục cùng Phiếu theo dõi trừ lùi cho hàng về một chuyến nghĩa là bớt hẳn một vòng đăng ký trước khi tàu cập. Với dây chuyền chia nhiều chuyến, mốc đăng ký Danh mục dời tới trước tờ khai lô đầu tiên, đủ để nhà nhập khẩu chốt cấu hình máy rồi mới khai. Hàng đang nhập dở được giữ nguyên hiện trạng: máy móc phức tạp thuộc Chương 84, 85 và 90 đã đăng ký Danh mục tiếp tục chạy theo Thông tư 14/2015 cho tới khi nhập hết lượng hàng.

Với hàng cần phân tích để xác định mã số, Homexim khuyến nghị rà soát tài liệu về thành phần và quy trình sản xuất từ khâu đặt hàng. Đây là hướng chuẩn bị hồ sơ, không phải danh sách ngành hàng mặc nhiên phải phân tích. Nghĩa vụ cung cấp tài liệu áp dụng khi hải quan chưa đủ dữ liệu trên hệ thống; nếu không có tài liệu phải nêu rõ lý do. Với thực phẩm, cần đọc đúng phạm vi: Thông tư không còn quy định việc dùng kết quả phân tích cho kiểm tra chất lượng và an toàn thực phẩm. Điều đó không đồng nghĩa mọi cơ chế sử dụng kết quả theo quy định khác đều bị loại bỏ.

Về nghiệp vụ, chủ hàng nên rà soát mã số cùng thuế suất và chính sách mặt hàng, không coi mã số là yếu tố duy nhất quyết định kiểm hóa. Khi hàng chờ phân tích, cần đối chiếu thời gian xử lý với free time thực tế để dự trù khả năng phát sinh DEM/DET. Chuẩn bị hồ sơ từ lúc đặt hàng có thể hạn chế việc bổ sung tài liệu, nhưng không bảo đảm rút ngắn thời gian xử lý. Nên hỏi nhà cung cấp trước khi hàng đến thay vì chờ đến lúc hải quan lấy mẫu.

• Rà danh sách mặt hàng thường phải phân tích, yêu cầu nhà cung cấp gửi trước bản mô tả đặc tính, thành phần, cấu tạo, công dụng và quy trình sản xuất.
• Dây chuyền, tổ hợp máy đang nhập dở theo Danh mục cũ: giữ nguyên hồ sơ theo Thông tư 14/2015 tới khi nhập hết, không chuyển hồ sơ giữa chừng.
• Tổ hợp máy nhập nhiều chuyến thuộc diện đăng ký Danh mục theo quy định từ 15/9/2026: đăng ký trước tờ khai của lô đầu tiên.
• Hàng thực phẩm: nên rà soát riêng yêu cầu kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm và hồ sơ phân tích phân loại; không mặc định một kết quả đáp ứng tất cả.
• Nếu không đồng ý với kết quả: lưu ý mốc lưu mẫu 120 ngày từ ngày ban hành thông báo và việc tiếp tục lưu đến quyết định giải quyết khiếu nại; không lấy mốc này làm hạn khiếu nại.

Homexim làm khai báo hải quan cho hàng nhập và hàng xuất, gồm dựng hồ sơ áp mã trước khi tờ khai được phân luồng và rà soát riêng phần kiểm tra chuyên ngành với hồ sơ phân loại. Khách hàng có thể gửi danh sách mặt hàng đang nhập để đội chứng từ trao đổi về khả năng cần phân tích và tài liệu nên chuẩn bị theo quy định áp dụng từ ngày 15/9/2026.